《給年輕人不出錯的50個工作習慣》吉山勇樹

轉眼間，就算不把兼職算在其中，踏入社會工作已近第3個年頭。

從當初渾渾噩噩，對職場充滿好奇與新鮮感到現在開始透過工作去審視自己的喜惡與人生，利用與各式各樣的人相處的機會去推動自己成長，儘管還不能算是個職場菁英，但比起剛離開校園那時的自己，畢竟是有穩健地往前走。

可是，我從來不甘於做一個平凡的上班族。

就算是上班族，至少也要是個菁英，或者能優雅地工作的職人才行。

若然一直只是個誰都可以代替的小蕃薯，那還不如去當廢青好了。（反正誰都不會在意）

為了提升工作效率與準確度，上週入手了《給年輕人不出錯的50個工作習慣》這本書，其中提到不少老生常談，也提到不少幾乎沒想過的工作習慣，值得深思與學習。

單就說文解字論，「忙」這個字由「心」和「亡」所組成，一旦開始忙亂，就代表你沒有花時間聆聽自己的心聲和感情，埋首在眼前的事物上，慌慌張張地着手眼前的工作，但心卻已經死了。

造成忙亂的主因有這些：

1. 事前準備不足
2. 時間管理不足
3. 風險預估不足

為了避免忙亂，足夠的心理準備和認知非常重要，以下為綜合書中所言及我個人想要養成的50項工作，以至延伸至日常生活的50個好習慣：

1. 統一基本用品（如辦公用具、內衣褲襪），在相對不重要的事上不思考就下決定
2. 找出行動的目的、意義和價值。站在差遣者／消費者的立場，你認為自己的表現如何？
3. 靠着做不需要花太多力氣、馬上就可以做的事情來不斷前進
4. 無論多小的工作，都要設定限期（截止日＆開工日）
5. 保留用來阻斷忙亂惡性循環的暫停時間
6. 工作多到束手無策的時候，更加要停下來，試着找出導致忙亂的根本原因
7. 在完成度還很低的起始階段，及早告訴合作方自己的標準，以消弭對方和自己的認知落差
8. 為工作分階段，大致掌握事情的整體概況，別太執着於細節
9. 為常做的工作，設定行動模式，例如設立固定的資料夾和流程等
10. 相信人有無限的可能性
11. 決定哪些事不要做
12. 與人合作的工作，要有「遇到不忙亂是幸運，遇到忙亂是正常月」的心理準備，凡事作好最壞打算，安排應變方法
13. 預想今後可能發生的一舉一動，每天訂定時間寫及管理工作清單
14. 把工作清單當成與人溝通的工具
15. 避免緊急上癮，為工作安排正確的優先順序
16. 確認工作截止期限時，也要注意其中的隱藏期限
17. 一條龍式構思工作流程，確認檢查點，釐清責任歸屬，不要遺漏或重複工作
18. 利用完成清單，讓人知道自己的工作狀況
19. 一週至少一天睡滿8小時（避免睡眠不足－》工作效率偏低－》超時工作－》睡眠不足 的惡性循環）
20. 3分鐘內能完成的事，馬上處理
21. 以15分鐘為單位，檢視自己一天的細節；每3個月或半年，定期審視自己的工作狀況
22. 為自己安排固定的放鬆時間
23. 每週空出2小時，作為延遲的應變時間
24. 用盡方法也無法解決問題時，試着全部喊停
25. 將溝通分成5步驟進行：
    1. 統整內容主旨
    2. 思考傳達方式（只要能讓別人明白我們的想法，不管甚麼手段都應該善加利用）
    3. 傳達
    4. 確認傳達與否
    5. 對方按照我方想法行動
26. 每完成一成就與對方確認一次，尤當是當：
    1. 不具備相關工作經驗或知識，從委託內容也看不到方向
    2. 對工作的進行方式沒有自信，不確定的要素也很多
    3. 不知道委託方的打算
    4. 工作的完成面貌或目標不明確
    5. 與委託方的價值觀、文化及環境有很大的不同（如對象來自國外、其他企業或部門等）
27. 開會離題又拖延時，向對方送出結束的訊號
28. 運用自主性溝通（一方通告訴對方我們的想法，一方面顧慮對方的感受），委婉地拒絕別人的請求
29. 要佔用別人時間或提早離席，在事前明確告知
30. 與工作夥伴敞開心胸，互木山月分享真心話
31. 用心聽清楚別人問話的重點
32. 與人溝通時，說話要平易、簡短、並重複重點
33. 前一天做好準備，並把當天要做的事模式化
34. 會議是為了建立共識與付諸行動
    1. 會議前：讓所有與會者閱讀資料，出一些能激發討論的功課給他們，讓所有人都對會議議題和參與者的工作有共識
    2. 會議中：以在有限時間來做出成果為前提；守時、記筆記、審慎聆聽對手的談話等
    3. 會議後：針對what, from when to when, who, how的細節達成共識，之後也能一起即時追蹤各自的進度
35. 以自己會忘記為前提，做好事前準備
36. 養成利用零碎時間思考的習慣
37. 明確安排物品或資料擺放的位置，訂定固定維護的時間
38. 第一次前往的地方或活動，用街景導覽軟體或網路資訊（google map/ blog)，事前先假想模擬
39. 不亂帶沒用的物品回家，不亂買沒用的東西，丟掉沒用的東西（不要的東西當場隔絕，一年都沒用的東西丟掉也無妨）
40. 將工作分成4類，要委託別人處理，就得馬上行動
    1. 自己能做，別人也能做的事
    2. 自己能做，別人不能做的事（要製造可以延續或傳遞技術給後繼者的機會）
    3. 自己不能做，別人能做的事
    4. 自己和別人也不能做的事
41. 忙亂時，試着改變流程
42. 檢視自己忙亂的徵兆，在徵兆出現時，請別人幫忙提醒
43. 用白紙黑字寫下你想要的生活，設定人生目標和方向
44. 要確保做事品質，不能盲目提升效率
45. 人生不要講求動機，做就對了
46. 找出自己不忙亂的節奏，在忙碌時好好運用
47. 為自己保留安排計劃的時間
48. 坐言起行，從眼前的小願望開始實踐
49. 再忙，也要懂得說「謝謝」
50. 比起東想西想，不如勇敢踏出一步